Koncept: Vlade širom sveta su suočene sa novom sferom elektronskih podataka, što je posledica povišeno prezentovanje i korišćenje informacionih tehnologija (IT). Podaci se nagomilavaju na desktop računarima, serverima, trakama, CD-ovima itd. Tek su tokom prošle decenije vodeći zaposleni i politička elita počeli da se pitaju kako će svi ovi podaci biti sačuvani kao dokaz akcije e-uprave za blisku i dalju budućnost i naše potomstvo. Uzimajući u obzir prirodu elektronske forme, u poređenju sa papirnom formom, možemo definisati zadržavanje elektronskih podataka kao „non-stop“ posao, dok zadržavanje klasične papirne forme može biti označen kao „skladišti i ostavi“ posao. Novi zakon i standardi vezani za menadžment i arhiviranje elektroniskih podataka nastaju a srazmerno sa njima i praktična rešenja- informacioni sistemi. U trenutku implementacije možemo se suočiti sa velikim troškovima i pitanjem kako odraditi najbolju implementaciju. Kako rešiti ovaj problem, uzimajući u obzir outsourcing usluge dugoročnog digitalnog arhiviranja od strane spoljnih preduzetnika ili implementacija istog od strane vlade je tema ovog rada. Rad se fokusira na organizacione, tehničke i finansijske aspekte dilema poput „tražiti spoljne usluge(outsourcing) ili ne“, „samo delove ili celu uslugu“, kako to uraditi itd. Analiziraju se faktori odlučivanja i pokušavaju da se donose zaključci bazirano na teoriji i istraživačkim rezultatima iz različitih projekata anketa. Prikazuje rezultate empirijske studije digitalnog arhiviranja koji je sačuvan u javnom sektoru Slovenije koji je takođe fokusiran na outsourcing usluge digitalnog arhiviranja ili različite segmente ove usluge. Rezultati javnog sektora su takođe upoređeni sa rezltatima privatnog sektora.

1.  IT, elektronska dokumentacija i e-uprava

Fenomeni 21.veka, IT i internet, promenili su lice ljudskog društva i svakodnevnicu poslovnog i privatnog života. Takođe su izvršili uticaj na vlade i njihove procese u mnogo različitih aspekata. Iako IT može izazvati mnogo pozitivnih efekata, dosta se „negativnih“ pojavljuje.
Uprava kreira mnogo podataka, dokumenata i zapisa tokom svojih svakodnevnih procesa i dok koristi IT količina je sve veća. Iako se samo mali procenat nalazi na putu do (nacionalnih) arhiva, to je ipak ogromna količina podataka. Stoga se pojavljuju problemi u održavanju i upravljanju ovim podacima danas i u budućnosti, zbog toga što se ove količine brzo povećavaju. U Nacionalnom Arhivu u Sjedinjenim Državama(NARA) , na primer, postoji i do onoliko elektronskih dokumenata od Predsedničke Komisije 11-og septembra, koliko je bilo obrađenih elektronskih podataka koje je NARA primila u roku od 30 godina.
IT takođe izaziva promene u tradicionalnoj birokratski strukturiranoj upravi. Lak i brz način komuniciranja poput preko mejlova(e-pošte), razgovora u realnom vremenu ili videokonferencije, razmene podataka preko servera i ostale slične posledice IT implementacije su dodatak tradicionalnim ličnim sastancima, papirnim slovima i beleškama, fotokopijama itd. Stoga, korišćenjem IT virtuelnih organizacija dozvoljavaju organizacijama ili njihovim odeljenjima da implementuju poslovne procese na niskim hijerarhijskim nivoima iako oni pripadaju drugim granama uprave.
Uprava i njena administracija rade u skladu sa strogim pravilima definisanim različitim vrstama regulacija. Ova pravila takodje zahtevaju dosta dokumentacije kao dokaz ispravno implementiranih procesa. Procesi su dobro definisani tako da većina decentralizovanih struktura ih iznosi na isti način, često na rutinski metod. Ovi ponavljajući procesi mogu postati rutinski i u ovim slučajevima IT može dosta da pomogne. Sa druge strane, mnogi upravni procesi ne mogu da postanu rutinski, na primer: procesi stvaranja pravila, propisi, politika, kao i presude koje zavise od okruženja, zaposlenih i samog problema.
IT je sveobuhvatan faktor koji zahteva skupu opremu(hardver i softver), značajne ljudske resurse radi implementacije i upravljanja, široko znanje o upravljanju i korišćenju(efikasno) i obimno planiranje uz politiku za izbegavanje haosa i neefikasnosti. Na primer, u septembru 2005.NARA je potpisala šestogodišnji ugovor u vrednosti od 308 miliona dolara sa „Lockheed Martin“-om za dizajniranje sistema za očuvanje elektronskih zapisa Federalne Vlade.
Ovaj rad govori o problemu arhiviranja digitalnih dokumenata i o samoj digitalnoj formi sa problemima koji su time postavljeni u procesima e-vlade. Analizirani su outsourcing digitalnog arhiviranja i debate na temu raznih problema koji se javljaju. Predstavljeni su rezultati empirijske studije digitalnog arhiviranja čuvanog u javnom sektoru Slovenije koji je takođe fokusiran na outsourcing usluge digitalnog arhiviranja ili na različite sektore ove usluge. Rezultati javnog sektora su takođe upoređeni sa rezultatima privatnog sektora.

2. Papir ili elektronska dokumentacija

Uprave su koristile arhive elektronske dokumentacije u mnogim zemljama, dekadama unazad, ali mnogo njih nije to prepoznalo kao problem, do skoro. U SAD-u, na primer, elektronski zapisi su bili uveliko korišćeni od 1970., međutim planovi za dugoročnu zaštitu nisu počeli sve do 1998. Postoji nekoliko važnih svojstava papira i elektronskih dokumenata koji se razlikuju i stoga utiču na njihovo rukovođenje i, kao poslednju fazu životnog ciklusa dokumenta, njihovo arhiviranje.
Prva i ne toliko često vidljiva karakteristika jeste sposobnost krajnjih korisnika. Krajnji korisnik je, na jedan način ili drugi, ljudska osoba. Ona/on je sposoban da razume sadržaj samo ako je sposoban da ga pročita(nekada da ga vidi ili čuje). Tokom vekova razvijeni su razni simboli i pisma da bi se postigao cilj čuvanja slika i, kasnije, tekst na različitim materijalima ili medijima. Znaci mogu biti naučeni i tumačeni ljudskim umom. Kompjuteri, sa druge strane, razumeju bitove i potreban im je poseban hardver i softver da pretvore ove bitove u oblik koji je razumljiv i čitljiv ljudskom umu.
Savremeni IT omogućava mnogo lakše kreiranje podataka od standardne opcije papira i olovke. Kucanje i čuvanje je mnogo brže i dostupno svuda počevši od mobilnih telefona, konzola, laptopova i desktop kompjutera. U rastuće globalnom i profitabilnom svetu život je sve brži, više povezan i interaktivan. Čak štaviše, više komunikacije vodi ka više podataka. Prema Dwivedi(2001), svet danas stvara onoliko dokumenata za par sekundi, koliko je ukupno već stvoreno u poslednjih 2000 godina. Mi ćemo pričati o „yotta“ bitovima u narednoj deceniji, o broju koji prelazi broj zvezda u univerzumu. U Američkim arhivama procenjeno je da postoji 5 petabajta podataka sačuvanih u arhivima, u hiljadama digitalnih formata. Prema njihovim procenama istraživanja , ova količina će da naraste i do 347 petabajta u roku od 15 godina(Talbot 2005).
Podaci o elektronskoj dokumentaciji nisu „prikačeni“ za medije(kao što je mastilo na papiru) tako da se oni lako mogu menjati. Više pažnje je potrebno posvetiti prilikom bavljenja integritetom, autentičnošću i pouzdanošću elektronskih dokumenata. Kopiranje dokumenata u elektronskoj formi je brzo i lako. Dok je pokušaj da se 5000 papirnih dokumenata izvuče iz organizacije teško, isto to učiniti sa elektronskom dokumentacijom je veoma lako.
Kada se fokusiramo na dugoročno očuvanje ili arhiviranje elektronske dokumentacije, u poređenju sa teorijom arhiviranja i mnogo dobro razvijenim principima za papirnu dokumentaciju, nastaju novi problemi. Poteškoće počinju na nivou elektronskih medija, koje su osetiljivije na gubitak podataka od papira. Dakle, osveženje medija(kopiranje na nove medije) je potrebno u ordeđenim vremenskim intervalima(praksa pokazuje da je 5 godina prilično zadovoljavajuće). Sledeći nivo logičkog formata je još jedan veliki problem budući da nule i jedinice napisane na fizičkim medijima moraju biti prevedene u prezentabilni oblik. Zbog toga je potreban adekvatni softver, da bi mogao da se prikažu podaci zapisani u određenim formatima. Međutim, verzije softvera i formati se vremenom toliko brzo menjanju, dok su mnogi vlasnički ili nisu ni objavljeni, da ne pominjemo da nove verzije ne uključuju uvek sve funkcionalnosti prethodnih. Postoji tenzija da se koriste softver otvorenog koda, dobro dokumentovani i otvoreni formati, široko podržani od strane svetske IT zajednice. Da bi omogućili prezentaciju digitalnih bitova za budućnost, strategije poput digitalnog muzeja, emulacije i migracije su predložene. Neki autori, uključujući Rothenberg-a (1998), ili institucije (Nacionalna biblioteka Holandije), podržavaju emulaciju dok drugi, uključujući Bearman-a (1999), favorizuju migraciju. Jedno od istraživanja u Velikoj Britaniji pokazalo je da samo 3% ispitanika koriste emulaciju (Digitalna Koalicija za Očuvanje 2006). Da bi dokument bio dostupan i prilagođen pretrazi, npr.da se iskoriste mogućnosti IT-a što je više moguće, arhivirana dokumentacija mora da ima dobar opis implementiran od strane metapodataka. Ovi metapodaci su korišćeni, ne samo u svrhu pretraživanja, već i za potrebe autentičnosti, integriteta i pouzdanosti. I pošto je arhiviranje samo poslednji korak u životnom ciklusu dokumenta, ovi metapodaci moraju da budu snimljeni pre faze arhiviranja.

3. Smetnje dugoročnog digitalnog arhiviranja

Problemi digitalnog arhiviranja se pojavljuju u dosta slučajeva zbog svojstava elektronskog oblika. Problem tumačenja i predstavljanja podataka jedan je od najvažnijih. Čak i poznati OAIS standard (OAIS 2003)u svom osnovnom elementu, „informativni objekat“, definiše deo koji se naziva „informacije za reprezentaciju“. Direktor NARA-a je jednom rekao:“Nije moguće očuvati digitalni informacioni objekat (čitljiv ljudima), moguće je samo sačuvati sposobnost da ga stvaramo.(Thibodeau 2002)“. IT zahteva održavanje svih međusobnih elemenata kako bi omogućio tumačenje u predstavljanju elektronskih podataka na duže staze. Proces arhiviranja papirnih zapisa uključuje uklanjanje papirne kiseline, stavljanje papira u kutije, i stavljanje istih u suve, vodo-i-vatrootporne svodove ili sobe na decenije ili vekove. Uraditi sličan proces sa elektronskim podacima na nekim medijima je „sigurna smrt“ za podatke. Niko ne bi bio u mogućnosti da pročita i predstavi podatke posle 100 godina, nekad čak ni posle 10 godina. Postoji problem zastarelosti medija, hardvera i softvera. Tako da princip arhiviranja „jednom-za-svagda“ za papirnu dokumentaciju više ne važi za elektronske podatke. Sada pričamo o „non-stop-posao“ principu. Dakle, digitalno arhiviranje nije jednostavan proces održavanja sekvenci bitova objekta nego očuvanja mogućnosti pretraživanja, pristupa, tumačenja, korišćenja i kopiranja objekta. Uz te probleme, takođe postoje pitanja sigurnosti, autentičnosti i pristupačnosti koja se pojavljuju. Zbog „non-stop-posao“ principa, ekonomski neuspeh je mnogo veća opasnost nego kod arhiviranja papira. Prisutni su troškovi administracije sistema, širine komunikacije, IT ažuriranja, ljudskih resursa itd. Digitalno arhiviranje je stoga osetljivije po pitanju prekida novčanog upliva. Zbog toga budžeti treba da budu unapred dobro isplanirani sa očekivanjima o promenljivosti potrošnje.

4. Outsourcing upravnih usluga

Izraz „upravljanje“ fokusira se na rad za javni interes (Kettl 2002). Javna svest i potražnja za dobrim uslugama su na visokom nivou u demokratskom i razvijenom svetu i postoje jaki uticaji na uprave sprovedeni kroz razne grupe poput NGO, građanske inicijative, medija itd. Zbog povećane moći privatnog sektora i ogromnih multinacionalnih kompanija i globalizacije, ne samo javni, već i privatni sektor ima uticaj na upravu i društvo. Nekoliko velikih telekomunikacijskih (internet, mobilni) operatera mogu indirektno da utiču na razvoj društva informacija- cene, pokrivenost, digitalna podela, edukacija, e-biznis, e-uprava.
Uprava sa strategijom i vizijom mora da se fokusira na jasno definisane ciljeve i da implementira usluge koje vode ka njima. Sa druge strane, privatni sektor takođe može pokrenuti neke državne usluge. Outsourcing  je posebno atraktivna opcija ako bi usluge mogle da budu dovoljno rutinizovane. Ovo je posebno slučaj ako bi usluge mogle biti automatizovane i informatizovane koristeći IT (Cleveland 2005). IT može ubrzati i automatizovati upravne procedure ili poboljšati transparentnost, ali ne mogu nadoknaditi za donošenje odluka i stvaranja pravila. Tako da smo mi svedoci mešavine javnog i privatnog. Potreba za outsourcing-om se javlja iz više razloga. Kao što je navedeno u Savasu (1982): „sve je u redukciji, efikasnosti i reformi“. Razvoj same e-uprave, sa više zahteva od još zahtevnijih klijenata (građana ili privatnog sektora) bi mogao da prouzrokuje povećanje broja usluga ili ekspanziju njihovog stepena ukoliko on već postoji. Ovo može da dovede do potrebe za više ljudskih i drugih resursa, pa samim tim i više finansijskih resursa i konačno većih uslužnih budžeta, što je u sukobu sa potražnjom modernog društva. Dakle, paradoks je ovde. Outsourcing  usluge privatnom sektoru, trošenje više ili manje iste količine novca ali uz davanje utiska da uprava radi više ali bez i da troši više ili da se širi je uobičajena praksa iz prošlosti (O.Loonez, 1998).
Ipak, outsourcing nije interesantan samo jednoj strani- upravi. Outsourcing je zanimljiv i privatnom sektoru takođe budući da predstavlja veliko, kontinuirano tržište koje se razvija. Prema AIIM-u, neki procesi su čak bolji outsource-ovani nego kad je rađeno „u kući“. Na primer, digitalizaciju (indeksiranje i skeniranje dokumentacije) može uraditi „kućno osoblje“ koje je obično prilično vešto, sa detaljnim znanjem poslovnih procesa i sposobnošću da precizno kategoriše posao. Međutim, kako ovo može biti zemaljski prostranjen zadatak a iskusni ljudi se mogu osetiti manje vrednima ako im se to dodeli, stope obrta i bolesti mogu se znatno povećati tokom takve vežbe (AIIM 2002).
U nekim slučajevima outsourcing je vezan sa ekstremalizmom kao sličnim, ali više proširenim servisom. Outsourcing omogućava drugoj osobi ili organizaciji da pruža uslugu, ili deo usluge, prethodno sprovedene unutar organizacije. Eksternalizacija je isporuka kompletne usluge, uključujući osoblje i eventualno preseljenje usluge dalje od prostorija kupca, od strane spoljnog snabdevača (Pantry and Griffiths 2004).

5. Izazovi u budućnosti

Dugoročno elektronsko čuvanje bi trebalo da bude uključeno u glavne strategije e-uprave svake moderne zemlje i njene javne uprave. Uzimajući u obzir kontinuirani rast količine podataka u elektronskoj formi i njihov kratak predviđeni životni vek, brze mere su hitne. Među mogućim rešenjima, u prvom delu članka se predlaže javno-privatno partnerstvo koje može da pružiti ovu oslugu na brz, efikasan i jeftin način. Faktori odllučivanja predstavljeni i ocenjivani u ovom radu pokazuju da je outsourcing odgovarajuće rešenje za digitalno očuvanje i predlaže se telima javne administracije ili organizacijama privatnog sektora da koriste ovu opciju. Razlog leži u njegovoj jednostavnosti specifikacije, perifernosti identiteta usluge i usaglašenosti sa organizacionom strategijom. Ove činjenice mogu biti podržane visokim kapitalnim troškovima i visokim primanjima ako je usluga implementirana od strane same organizacije. Istovremeno gotovo da nema ovog proizvoda za ovu uslugu na današnjem tržištu. Kao što je razmatrano u radu, interes za outsourcing uopšteno takođe nastaje iz ograničenih budžeta organizacija, važnosti građansko-korisničke perspektive, tendencije javno-privatnih partnerstava, konstantne promene u IT-u i poslovno/klijentskoj kulturi. Outsourcing dugoročno elektronsko očuvanje može doneti jeftiniju uslugu na duži rok, tehnološko napredna rešenja koja ne zahtevaju mnogo ljudskih resursa kao ni tehničkih i stručnih znanja organizacije.
Rezultati istraživanja u Sloveniji u drugom delu rada dokazuju da postoji dovoljna količina interesovanja za outsourcing usluga dugoročnog očuvanja i srodnih pod-usluga. Rezultati pokazuju da je interesovanje još više u javnom nego u privatnom sektoru, gde je najveće interesovanje bilo u okviru opština koje su učestvovale u istraživanju. Procenat organizacija koje su učestvovale, i koje hoće ili neće raditi outsourcing odabranih pod-usluga, pokazuje da su donete odluke pod-usluga koje većinski pripadaju sektoru elektronskog upravljanja dokumentima. Sada moraju da se donesu odluke o uslugama i podslužbama digitalnog čuvanja. Prva odluka jeste naravno konsultovati se sa uslugama najbolje prakse i standarda koje omogućavaju  najbolji plan i strategiju za digitalno očuvanje . Za sve druge pod-usluge koje će biti implementirane koristeći outsourcing ili ne, ovi planovi i strategije će biti korišćene kasnije.
Rad sa svojom teorijskom diskusijom i empirijskim rezultatima, nadamo se, uverava organizacije javnog i privatnog sektora da je outsourcing usluge digitalnog očuvanja moguća i pozitivna (ali ne i neophodna) opcija za očuvanje elektronske dokumentacije, generacijama koje nam predstoje.